| CT 2011 4 - Initiation à Documation (Construire sa gestion documentaire) sur Documation : entièrement dédiée à la gestion de l'information et du document numérique en entreprise et à l'actualité du Salon Documation qui aura lieu à Paris du 20 et 21 mars 2013. |
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Conf thématique
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Conf thématique Initiation à Documation... Decouvrir l'émission |
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Pourquoi ? - Diminuer les volumes, anticiper et garantir de l'archivage - Garantir l'intégrité, la traçabilité et la confidentialité des archives - Garantir la maîtrise des recherches - Définir et garantir une organisation pérenne, homogène et globale - Garantir la sécurité des biens et des personnes - Faciliter le changement d'organisation - Prendre en compte les spécificités des archives dans les activités de l'organisme Comment ? Définir le périmètre documentaire - documents papiers - Documents électroniques - Documents audiovisuels - Données brutes ... CT 2011 4 - Initiation à Documation - Construire sa gestion documentaire - Suite
Enjeux : Optimisation des processus métier, organisation documentaire, structuration de données hétérogènes
Couverture fonctionnelle : Numérisation des documents, indexation, distribution des tâches dans le processus métier, organisation des documents attachés au métier
Périmètre documentaire : Documents papiers et électroniques (tous types de supports)
Bénéfices : Modernisation des procédures de travail, optimisation de la démarche qualité, traçabilité des documents, fiabilisation de l'information
Facteurs de risque : Démarche globale (il ne s'agit pas de créer une GED spécifique à chaque service de l'entreprise) - Accompagner les ... CT 2011 4 - Initiation à Documation - GED / Dématérialisation - Suite Enjeux : La mise en oeuvre d'une politique RM est un scénario d'optimisation de la gestion documentaire. Conserver les preuves des activités de l'entreprise Périmètre fonctionnel : Gestion documentaire, archivage intermédiaire Périmètre documentaire : Documents papiers et électroniques (tous types de supports) Bénéfices : Modernisation des procédures de travail, Optimisation de la démarche qualité, Amélioration de l'accès aux documents, Sécurisation des documents à valeur probante Facteurs de risques : Gestion des règles afférentes à chaque typologie documentaire, Gestion du cycle ... CT 2011 4 - Initiation à Documation - Records Management - Suite
Enjeux :
- Conserver des informations sensibles et/ou importantes sur de longues périodes - Offrir des capacités de flexibilité et d'interopérabilité avec les applications connexes - Permettre de retrouver toutes les archives pertinentes à partir d'outils simples à utiliser - Pouvoir faire l'objet d'audits et savoir démontrer sans faille que les objectifs de mise en place ont été respectés (sécurité, confidentialité, intégrité, traçabilité...) Bénéfices : - Couvrir le risque règlementaire et opérationnel - Accroître la productivité Facteurs de risques : - Intégrité ... CT 2011 4 - Initiation à Documation - Système d'Archivage Electronique - SAE - Suite
Avec la montée du travail collaboratif : nouvelle organisation de la connaissance
Mise en place de communautés et de réseaux pour gérer la connaissance
Deux modules principaux comme la GED :
- Un référentiel qui organise, classe les informations et décrit son cycle de vie (validé, non validé, publié, etc.) - Un workflow qui formalise la circulation des flux de travail dans l'entreprise CT 2011 4 - Initiation à Documation - Gestion de contenu - Suite - Nouveaux supports et nouveaux types de contenus - La gestion de contenu devient une couche de plus en plus transverse au SI de l'entreprise - Veille (Données externes entrantes qui aident à prendre des décisions stratégiques pour l'entreprise : comment les identifier, comment les exploiter et comment les intégrer dans le SI) CT 2011 4 - Initiation à Documation - Prospectives - Suite |
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